Учёт жилого фонда — дома, помещения, жители и сотрудники в одной базе
Достаточно завести дома — и можно работать. Жители и помещения добавляются из первых заявок, дома сами выводятся на сайт компании, а сотрудники получают заявки в своём чат-боте. Архивы не нужно переносить заранее: база наполняется в процессе работы и всегда связана с заявками и уведомлениями.
Справочник домов под управлением
Дом — точка привязки всего, что делает компания: заявок, уведомлений и новостей. В карточке дома — адрес с подсказками и отметкой на карте, фотография, этажность, количество помещений и жителей, год постройки и статус обслуживания. Количество активных заявок по дому считается само.
- Адрес подставляется по подсказкам и сразу встаёт на карту
- Статусы: на обслуживании, в ожидании, строительство, архив
- Справочник домов входит в бесплатный тариф
Раздел «Наши объекты» для жителей
Дома из справочника автоматически выводятся на сайте компании: с фотографиями, характеристиками и расположением на карте. Житель находит свой дом, выбирает его — и дальше видит заявки, уведомления и новости только по своему адресу. Добавили дом в систему — он появился на сайте.
- Перечень домов на сайте обновляется вместе со справочником
- Выбор своего дома отсекает информационный шум
- Не нужно отдельно вести список домов для сайта
Реестр жителей, который заполняется сам
Жителей не нужно вносить заранее. Записи появляются и дополняются из первых же заявок: имя, телефон, дом, подъезд, этаж и квартира. Компания начинает работать в день регистрации с пустой базой, а реестр наполняется по ходу. Если список жителей уже есть, его можно загрузить сразу.
- Житель узнаётся по подтверждённому телефону — карточка не задваивается
- Типы: собственник и арендатор
- Жителей можно добавить вручную или загрузить списком
* Модуль входит в тариф «Цифровая диспетчерская»
Житель и его обращения в одной карточке
В карточке жителя видны все его обращения: когда писал, по какому поводу и чем закончилось. Оператор, принимающий звонок, сразу видит контекст, а при подаче новой заявки система подсказывает данные жителя и его квартиру. Разговор начинается не с «представьтесь и назовите адрес».
- Поиск по имени и телефону, фильтр по дому и типу
- Подсказки из реестра при оформлении заявки
- Статусы записи: активен, заблокирован, архив
* Модуль входит в тариф «Цифровая диспетчерская»
Помещения, привязанные к домам
У каждого дома — перечень квартир и нежилых помещений: номер, подъезд, этаж, площадь, комнатность и тип. При приёме заявки помещение подставляется из карточки жителя, а по номеру квартиры система понимает подъезд — это нужно, чтобы находить похожие заявки, например по неработающему лифту.
- Жилые и нежилые помещения в одном справочнике
- Помещение связано с жителем и его заявками
- Подъезд определяется по номеру квартиры
* Модуль входит в тариф «Цифровая диспетчерская»
Сотрудники и исполнители заявок
В справочник заводятся все, кто выходит на заявки: сантехники, электрики, дворники, инженеры. У каждого — должность, телефон, статус занятости и количество активных заявок. Любого сотрудника можно назначить на заявку любого дома, а работу он ведёт в своём чат-боте — без отдельного входа в систему.
- Должности настраиваются в справочнике под компанию
- Статусы: активен, в отпуске, архивный
- Количество сотрудников не ограничено тарифом
* Модуль входит в тариф «Цифровая диспетчерская»
Что ещё умеет учёт жилого фонда
Дома на карте
Адрес дома стандартизируется по подсказкам и получает координаты — дом отмечается на карте в системе и на сайте.
Характеристики дома
Этажность, количество помещений и жителей, год постройки и фотография — всё в одной карточке.
Заявки по каждому дому
Количество активных заявок по дому считается автоматически — видно, какой дом требует внимания.
Жители из обращений
Реестр пополняется сам из заявок с сайта, чат-бота и звонков — без ручного переноса архивов.
Данные в России
Данные хранятся на серверах в России в соответствии с 152-ФЗ и видны только вашей компании.
Выгрузка данных
Данные принадлежат компании: при необходимости их можно выгрузить, в том числе после окончания платного тарифа.
Как завести жилой фонд
Зарегистрируйте компанию
Короткая форма о компании — и вы получаете систему и сайт. Справочник домов доступен сразу, на бесплатном тарифе.
Заведите дома
Адреса с подсказками, характеристики и фотографии. Дома сразу появляются на сайте компании в разделе «Наши объекты».
Работайте — база наполнится сама
Жители и помещения добавляются из первых заявок. Если реестр уже есть, загрузите его списком.
Начните с домов — остальное добавится в работе
Дома заводятся за вечер, жители и помещения приходят из заявок. Посмотрите справочники в демо-системе — и заведите жилой фонд своей компании.
Частые вопросы об учёте жилого фонда
Нужно ли переносить базу жителей перед началом работы?
Нет. Достаточно завести дома. Жители и помещения добавляются автоматически из первых обращений и дополняются по ходу работы, поэтому запуск не откладывается до полного переноса данных. Если готовый список жителей уже есть, его можно загрузить сразу.
Какие данные хранятся по дому?
Адрес с отметкой на карте, фотография, этажность, количество помещений и жителей, год постройки и статус обслуживания. Количество активных заявок по дому считается автоматически. Дома из справочника выводятся на сайте компании.
Не задвоится ли житель, если он обращается по-разному?
Житель узнаётся по подтверждённому телефону: если телефон совпадает, новая запись не создаётся, а заявка привязывается к уже существующей карточке. Так один человек не превращается в несколько записей из-за разных способов обращения.
Можно ли вести реестр собственников в системе?
В системе ведётся рабочий реестр жителей для работы с обращениями: имя, телефон, адрес, квартира и тип — собственник или арендатор. Юридически значимый реестр собственников для общего собрания с документами о праве собственности система не формирует — это отдельная обязанность компании.
Сколько домов и жителей можно завести?
Количество домов, помещений, жителей и сотрудников не ограничено, а стоимость тарифа от них не зависит.
Что входит в бесплатный тариф?
Справочник домов и вывод домов на сайте компании входят в бесплатный тариф «Быстрый старт» бессрочно. Реестр жителей и помещений, сотрудники и работа с заявками — в тарифе «Цифровая диспетчерская».
Безопасно ли хранить данные жителей?
Данные хранятся на серверах в России в соответствии с требованиями 152-ФЗ «О персональных данных» и доступны только вашей компании. Если платный тариф закончится, данные не удаляются: разделы переходят в режим просмотра, информацию можно выгрузить.
Другие модули ДомСервисПро
Как работают тарифы
Быстрый старт
В тариф «Быстрый старт» входит сайт и управление им из системы: оформление, новости, документы, «О компании», жилой фонд и подключение собственного домена. Активируется сразу после регистрации и работает бессрочно.
Цифровая диспетчерская
В тариф «Цифровая диспетчерская» входят модули для связи с жителями: приём и работа по заявкам в CRM-системе, уведомления и чат-бот. Подключается к системе при необходимости, чтобы выстроить работу с жителями онлайн.
Когда платный тариф заканчивается, бесплатный включается автоматически: сайт остаётся на месте и продолжает работать, а блоки заявок и уведомлений скрываются с сайта. В системе эти модули переходят в режим просмотра — данные не удаляются, их видно и можно выгрузить. Вернуться на платный тариф можно в любой момент, и работа продолжится без потерь. Подробно о тарифах.