Учёт заявок жителей — единый журнал со сроками, исполнителями и результатом
Заявки с сайта компании, из чат-бота и принятые по телефону собираются в одном журнале. У каждой заявки есть номер, адрес, срок по регламенту и ответственный, а житель видит, что его обращение принято, взято в работу и выполнено. Диспетчеру больше не нужно держать всё в голове, а руководителю — собирать картину по звонкам и чатам.
Заявки с сайта, из чат-бота и по телефону
Житель оставляет заявку на сайте компании или в чат-боте — без регистрации, паролей и установки приложений. Телефонные обращения, письма и визиты в офис оператор заводит сам. Дальше все заявки идут одним маршрутом: у каждой свой номер, дом, квартира, срок и ответственный.
- Заявка приходит текстом и сразу с адресом — не нужно записывать на слух
- Источник каждой заявки отмечается: звонок, сайт, чат-бот, визит
- Видно, какая доля дома уже обращается онлайн, а не по телефону
Сроки по нормативам для каждой заявки
Заявка оформляется по понятному справочнику «Где → Что»: житель указывает, где проблема и что случилось. Категория сама подставляет приоритет, срок реакции и срок выполнения — аварийные сроки взяты из постановлений Правительства РФ №416, №290 и №354. Компании не нужно придумывать регламент и держать сроки в голове диспетчера.
- Приоритет «авария / срочная / плановая» задаётся категорией
- Оператор видит подсказку: срок приёма и выполнения по регламенту
- Аварийность отмечает оператор — житель приоритет не выставляет
Статусы, исполнители и история изменений
Путь заявки прозрачен: новая, в работе, выполнена, закрыта. Оператор назначает исполнителя и срок, исполнитель получает заявку в чат-бот и закрывает её отчётом с фотографией прямо с объекта. Каждое изменение статуса, срока и ответственного попадает в историю — видно, кто и когда что поменял.
- Исполнитель принимает заявку и отчитывается с телефона
- Жителю, подавшему заявку через чат-бот, приходит каждый новый статус
- Акт по заявке формируется и печатается из карточки
Просрочку нельзя спрятать переносом срока
Первоначальный срок фиксируется в момент, когда заявку взяли в работу, и не переписывается. Перенос срока виден в карточке, а отметка о просрочке не снимается ни переносом, ни сменой статуса. В списке рядом с каждой открытой заявкой — одна подпись: «осталось 5 ч» или «просрочено 18 ч».
- Горящие и просроченные заявки подсвечиваются в журнале
- Возврат заявки в работу после «выполнено» учитывается отдельно
- Руководитель видит реальную картину, а не нарисованные проценты
Проверка обращений и склейка дублей
Приём без регистрации не превращается в поток мусора. Телефон жителя подтверждается через популярные сервисы, обращения с сайта сначала проверяет оператор, а повторные заявки с номеров из чёрного списка сразу уходят в спам. Если по той же проблеме в доме уже есть открытая заявка, система предложит привязать жителя к ней — работа не дублируется, а ответ получат все.
- Барьер для жителя остаётся нулевым: без логина и пароля
- В аварию десять одинаковых заявок не превращаются в десять работ
- Житель видит, что проблема уже принята и на контроле
Заявки дома на сайте компании
Заявки дома можно показывать жителям на сайте — с темой, статусом и результатом, но без имён, телефонов и номеров квартир. Житель сам решает, публиковать ли своё обращение, а компания одним переключателем включает или скрывает блок заявок на сайте. Покажите дому свою работу — выполненные заявки становятся заметны всем, а не только тому, кто обращался.
- Личные данные заявителей на сайт не выводятся
- Житель следит за своей заявкой по номеру
- Блок заявок на сайте отключается одним переключателем
Что ещё умеет журнал заявок
Фильтры и поиск
Поиск по тексту заявки, фильтр по домам, быстрые фильтры по статусам, «Просрочено» и «Горит» — нужная заявка находится в пару кликов.
Автопривязка жителя
Заявка сама связывается с жителем по подтверждённому телефону: база жителей наполняется из обращений, карточка не задваивается.
Два таймера сроков
Отдельно считаются скорость реакции диспетчерской и скорость выполнения работ — эти показатели не смешиваются в одной цифре.
История по каждой заявке
Кто и когда менял статус, срок и исполнителя — с пометкой «было → стало». Журнал событий не редактируется и не удаляется.
Акт и печать
Акт по заявке формируется из карточки, заявку можно распечатать или отправить ссылкой коллеге.
Выгрузка журнала
Заявки выгружаются из системы — для отчёта перед собственниками, проверки или сверки с подрядчиком.
Как начать принимать заявки
Зарегистрируйте компанию
Короткая форма о компании — и вы получаете систему, сайт и чат-бот. Подтверждение регистрации обычно занимает несколько минут.
Заведите дома и сотрудников
Достаточно адресов домов и списка исполнителей. Жители и квартиры добавятся сами из первых заявок — переносить базу заранее не нужно.
Расскажите жителям
Ссылка на сайт и QR-код чат-бота на стенде в подъезде — и заявки начинают приходить в журнал. Телефонные обращения оператор заносит туда же.
Все заявки жителей в одном журнале
Сайт, чат-бот и телефон сходятся в одну очередь со сроками и ответственными. Посмотрите журнал заявок в демо-системе — и подключите свою компанию.
Частые вопросы об учёте заявок жителей
Можно ли вести в системе и телефонные заявки?
Да. Оператор заводит обращение от имени жителя — после звонка, письма или визита в офис — и оно идёт тем же маршрутом, что заявка с сайта: номер, срок, исполнитель, статусы. Источник фиксируется в карточке, поэтому видно, сколько обращений приходит по телефону, а сколько уже онлайн.
Не завалят ли нас заявками, если открыть приём через сайт?
Резкого наплыва не бывает: жители переходят на новый канал постепенно, и первое время значительная часть обращений по-прежнему приходит по телефону. От мусора защищают подтверждение телефона, проверка обращений оператором и чёрный список, а повторные заявки по одной проблеме склеиваются в одну.
Как устанавливаются сроки по заявкам?
По категории заявки. Справочник «Где → Что» задаёт приоритет, срок реакции и срок выполнения; аварийные сроки взяты из постановлений Правительства РФ №416, №290 и №354. Оператор видит подсказку по регламенту и может скорректировать срок, но первоначальный срок после принятия заявки в работу сохраняется и участвует в статистике.
Кто назначает исполнителя?
Оператор — в карточке заявки, вместе со сроком. Автоматического распределения нет намеренно: решение, кому поручить работу, остаётся за компанией. Назначенный сотрудник сразу получает заявку в свой чат-бот, принимает её в работу и закрывает отчётом с фотографией.
Сколько операторов и сотрудников можно подключить?
Количество сотрудников, домов, помещений и жителей не ограничено, а стоимость тарифа не зависит от них. Исполнители работают через чат-бот и отдельного входа в систему не требуют.
Увидят ли жители чужие заявки и личные данные?
Нет. На сайт выводятся только заявки, которые житель согласился опубликовать, и только тема, статус и результат — без имён, телефонов и номеров квартир. Компания может целиком скрыть блок заявок с сайта одним переключателем.
Можно ли перенести заявки из текущей системы или таблиц?
Переносить архив не обязательно: новые обращения начинают вести в системе, а старые данные подтягиваются по мере необходимости. Жители добавляются в базу автоматически из первых заявок, поэтому запуск не откладывается до полной подготовки данных.
Сколько стоит модуль заявок?
Приём и обработка заявок входят в тариф «Цифровая диспетчерская» — 5 500 ₽ в месяц за всю компанию, вместе с уведомлениями жителям и чат-ботом. Цена фиксированная и не зависит от количества домов и сотрудников. Если тариф закончится, заявки перейдут в режим просмотра — данные не удаляются и доступны для выгрузки.
Другие модули ДомСервисПро
Как работают тарифы
Быстрый старт
В тариф «Быстрый старт» входит сайт и управление им из системы: оформление, новости, документы, «О компании», жилой фонд и подключение собственного домена. Активируется сразу после регистрации и работает бессрочно.
Цифровая диспетчерская
В тариф «Цифровая диспетчерская» входят модули для связи с жителями: приём и работа по заявкам в CRM-системе, уведомления и чат-бот. Подключается к системе при необходимости, чтобы выстроить работу с жителями онлайн.
Когда платный тариф заканчивается, бесплатный включается автоматически: сайт остаётся на месте и продолжает работать, а блоки заявок и уведомлений скрываются с сайта. В системе эти модули переходят в режим просмотра — данные не удаляются, их видно и можно выгрузить. Вернуться на платный тариф можно в любой момент, и работа продолжится без потерь. Подробно о тарифах.