Как устроена CRM-система ДомСервисПро

Публичная сторона системы — то, что видит житель. Сайт открывается по поддомену компании и работает как единая точка связи с компанией: информация о компании и жилом фонде, новости и документы, а на платном тарифе — форма заявки и адресные уведомления. Раздел показывает, что открыто жителю и как снимается барьер входа.

Общая картина работы компании в одном экране. Дашборд собирает показатели по заявкам за выбранный период и по конкретному дому: сколько поступило и выполнено, что горит прямо сейчас и как соблюдаются сроки. Раздел показывает, как читать эти цифры и где по ним видно узкие места до появления жалоб.

Сердце системы — работа с обращениями жителей. Все заявки с сайта и принятые вручную собираются в единую очередь, где у каждой есть статус, срок и ответственный. Раздел показывает полный цикл: как обращение попадает в систему, как диспетчер распределяет его между исполнителями и как заявка доводится до результата.

Адресное информирование жителей — то, чего бумажные объявления не умеют. Сообщения уходят только жителям нужных домов: на сайт компании и в домовые чаты MAX, а по заявкам уведомления приходят жителю автоматически при смене статуса. Раздел показывает, как предупреждать о работах заранее и почему это снимает звонки.

Жилой фонд — основа, на которой держится вся остальная работа. Здесь заводятся дома в управлении и поддерживается их список: к каждому адресу привязываются помещения, жители и заявки, а по дому копится статистика. Раздел показывает, как вести фонд и что дает накопленная история по адресу.

Реестр жителей, который наполняется сам. Здесь хранятся контакты собственников с привязкой к дому и квартире, а данные подтягиваются из первых обращений — вносить всех заранее не нужно. Раздел показывает, как ведется база, как по номеру телефона подтягиваются данные жителя и что дает история обращений по человеку.

Команда компании и исполнители заявок. В справочнике заводятся сотрудники с должностями, из него же выбирается ответственный по заявке и срок; исполнителем можно назначить любого сотрудника на заявку любого дома. Раздел показывает, как распределять работу, как исполнитель получает задачи в чат-боте и отчитывается о результате с фотографией.

Раздел системы, из которого управляется публичный сайт компании. Здесь задаются оформление и тексты, контакты компании, диспетчерской и аварийных служб, а изменения появляются на сайте сразу — без разработчиков и подрядчика. Раздел показывает, как наполнять сайт и как подключить собственный домен.

Страница, на которую житель заходит, чтобы понять, кто управляет его домом. Здесь публикуется описание организации с фотографиями, выводятся телефоны и соцсети в шапку сайта и показываются достижения компании. Раздел показывает, как заполнить этот блок так, чтобы он работал на доверие.

Спокойный фоновый канал связи с домом. Здесь публикуются новости и объявления для сайта компании: итоги собраний, отчеты о выполненных работах, планы и события во дворе. Раздел показывает, как вести ленту и чем новость отличается от уведомления.

Открытый доступ к файлам, за которыми житель обычно идет в офис. Здесь публикуются отчеты о работах, тарифы, регламенты, бланки заявлений и протоколы собраний. Раздел показывает, как размещать документы и как поддерживать набор в актуальном состоянии.

Что входит в каждый тариф и как устроена оплата. Бесплатный «Быстрый старт» дает сайт компании бессрочно, «Цифровая диспетчерская» добавляет заявки, уведомления, сотрудников и чат-бот. Раздел показывает, как подключить платный тариф и что происходит по окончании оплаченного периода.

Служебные данные компании, которые нужны не жителям, а бухгалтерии и самой системе. Здесь заполняются реквизиты организации для счетов и закрывающих документов, банковские данные и справочники, на которые опираются другие разделы. Раздел показывает, что заполнить до первой оплаты и зачем нужны справочники.

Помощь, когда она нужна, и ответы на типовые вопросы. Здесь описано, как обратиться к нам и чего ожидать по срокам ответа, где искать пошаговые руководства и какие вопросы чаще всего возникают на старте. Раздел помогает быстро разобраться самому и не застрять на первых шагах.

Точка входа в систему. Раздел показывает, что нужно для регистрации управляющей компании, что вы получаете сразу после нее и в каком порядке заполнять систему, чтобы начать принимать заявки в первый же день. Внедрения, программистов и переноса всех данных заранее для старта не требуется.