Реквизиты и справочники
Служебные данные компании: реквизиты для счетов и закрывающих документов и справочники, на которые опираются остальные разделы.
Раздел существует для двух служебных задач, которые не видны жителям, но без которых система работает неполно. Первая — бухгалтерская: чтобы выставить счет и получить закрывающие документы, нужны точные реквизиты организации. Вторая — внутренняя: справочники задают общие списки, из которых потом выбирают в других разделах.
Обратите внимание: контакты и оформление, которые видят жители на сайте, настраиваются не здесь, а в разделе «Сайт компании». Тут только служебная часть.
Посмотреть демо-стенд системы: раздел «Реквизиты»
Данные организации
Заполняются ИНН, КПП, ОГРН, полное и сокращенное наименование и юридический адрес. Эти данные подставляются в счет и в универсальный передаточный документ, поэтому их стоит внести до первой оплаты — иначе бухгалтерия не сможет принять закрывающие документы.
Практический эффект: оплата тарифа не превращается в переписку. Счет формируется сразу с правильными реквизитами, а УПД приходит в том виде, в каком его ждет бухгалтерия.
Банковские реквизиты
Здесь указываются БИК, наименование банка и расчетный счет. Они нужны для корректного оформления платежных документов и заполняются один раз.
Практический эффект: документы по подписке оформляются без ручных уточнений и не возвращаются на исправление.
Справочники системы
Справочники — это общие списки, из которых выбирают в других разделах: типы уведомлений, рубрики документов, должности сотрудников. Они настраиваются под компанию, поэтому названия совпадают с теми, что приняты у вас в работе.
Практический эффект: списки не приходится каждый раз вводить руками, а данные остаются однородными. Когда тип уведомления или рубрика документа выбираются из справочника, по ним потом можно фильтровать и считать.
Частые вопросы
Кто имеет доступ к настройкам?
Управляющая компания работает под единой учетной записью, указанной при регистрации, — из нее доступны все настройки. Отдельные входы для сотрудников и роли с разными правами — в планах развития системы.
Видят ли жители реквизиты компании?
Жителям на сайте показываются контакты компании, чтобы они могли связаться с управляющей компанией. Внутренние реквизиты используются только внутри системы и в документах.
То есть публичная часть — название и контакты — видна жителям, а служебные данные остаются закрытыми.
Где менять контакты компании?
Контакты меняются в настройках компании. После сохранения они автоматически отображаются на сайте управляющей компании, поэтому жители всегда видят актуальную информацию для связи.
Можно ли разграничить права сотрудников?
Пока нет: на старте вся управляющая компания работает под одной учетной записью, а сотрудники ведутся в справочнике без отдельного входа в систему. Роли с разными правами доступа запланированы на будущее.
Как защитить аккаунт?
Используйте надежный пароль для учетной записи компании и не передавайте доступ посторонним. Меняйте пароль, если есть подозрение, что он стал известен лишним людям.
Поскольку вся работа ведется под единой учетной записью управляющей компании, доступ к ней стоит давать только ответственным сотрудникам.