Сотрудники и исполнители заявок в CRM-системе
Справочник команды, из которого назначаются ответственные по заявкам, и подключение сотрудников к рабочему чат-боту.
Раздел существует, чтобы у каждой работы был исполнитель. Пока заявки распределяются голосом и в мессенджере, ответственность размывается: непонятно, кто взял задачу, дошла ли она и что в итоге сделано. Справочник закрывает первую часть, чат-бот исполнителя — вторую.
В шапке раздела виден состав команды и число активных задач, поэтому загрузку видно без перехода в журнал заявок.
Посмотреть демо-стенд системы: раздел «Сотрудники»
Справочник сотрудников
Сотрудник заводится с именем, телефоном и должностью — сантехник, электрик, дворник, уборщик, диспетчер, администратор. По каждому видно его заявки в разрезе статусов, а список фильтруется по должности и статусу.
У сотрудника есть статус: активен, в отпуске, архивный. Это не формальность — человека в отпуске не стоит ставить ответственным, а уволенного нельзя удалять, иначе оборвется история по его заявкам.
- должность и телефон каждого сотрудника;
- статусы: активен, в отпуске, архивный;
- заявки сотрудника прямо в списке;
- фильтры по должности и статусу.
Назначение по заявкам
Ответственный выбирается в карточке заявки из справочника, вместе с ним задается срок. Так у каждой работы есть имя и время, к которому она должна быть сделана.
Практический эффект: вопрос «почему до сих пор не починили» перестает быть спором и становится проверяемым фактом — видно, кому назначено, когда срок и что сделано.
Работа исполнителя в чат-боте
Компания сама подключает сотрудника к рабочему чат-боту и так же отключает — доступ выдается и отзывается из системы. После подключения исполнитель получает заявки, которые оператор отправил ему кнопкой в карточке заявки: приходит сообщение о новой задаче с адресом, сроком и комментарием диспетчера, а исполнитель описывает результат, прикладывает фотографию и завершает заявку.
По сути это мобильное рабочее место: то же, что дает приложение для выездных сотрудников, только разрабатывать и публиковать ничего не нужно, а мессенджер у большинства уже установлен. Приложение стоит дорого и требует, чтобы его скачали и обновляли; чат-бот подключается по ссылке и ничего не стоит.
Если сотрудники чат-ботом не пользуются, работа не останавливается и ничего не блокируется. Заявки ведутся в системе как обычно: оператор сам меняет статусы и вносит результат со слов исполнителя. Бот не условие работы, а способ вывести ее в онлайн и убрать промежуточное звено.
Практический эффект: выполненная работа перестает существовать только на словах. У компании остается фотофиксация и время выполнения, а у сотрудника — понятный список задач без пересылки в мессенджерах.
Частые вопросы
Как добавить сотрудника?
Сотрудник добавляется в справочник вручную: укажите имя, телефон и должность. Это занимает минуту и не требует никаких технических настроек.
Справочник сотрудников нужен, чтобы назначать ответственного по заявкам и видеть, кто над какими заявками работает.
Как исполнитель получает заявки?
У сотрудников-исполнителей есть отдельный чат-бот в MAX и Телеграм. Оператор выбирает исполнителя в карточке заявки и отправляет ему заявку кнопкой «Отправить в бот» — она приходит в чат-бот: адрес, описание, срок, комментарий диспетчера и фотографии от жителя, а сама заявка переходит в статус «В работе». Оттуда же исполнитель добавляет результат работ и фотографии и завершает заявку.
Все происходит с телефона, прямо на объекте. Отправленная заявка сразу приходит в чат-бот со всеми сведениями, поэтому звонить исполнителю для уточнений не приходится.
Входят ли сотрудники в систему?
Нет, и это сделано намеренно. Рабочее место исполнителя — чат-бот в MAX и Телеграм, где он видит только свои назначенные заявки. Доступа к журналу всей компании, жилому фонду, реестру жителей и настройкам у него нет.
Кабинетом пользуются администратор и операторы управляющей компании. Отдельные учетные записи операторов с разными правами доступа — в планах развития системы.
Что видит житель после отчета исполнителя?
Как только исполнитель отмечает работу выполненной, статус заявки меняется, и житель узнает об этом — в чат-боте в MAX и Телеграм, если подавал заявку через него, и на сайте компании, если заявка публичная. Комментарий и фотография «после», если исполнитель их добавил, тоже становятся видны.
Сколько сотрудников можно добавить?
Количество сотрудников не ограничено тарифом — заводите всех, кто участвует в работе: сантехников, электриков, дворников, диспетчеров. На стоимость это не влияет: тариф оплачивается за компанию целиком.
Можно ли закрепить сотрудника за домами?
Нет, привязки сотрудников к домам в системе нет — и это сделано намеренно. Исполнителем заявки можно назначить любого активного сотрудника, какой бы дом ни был указан в заявке: подменить коллегу, взять чужой участок или выйти из отпуска не мешает никакое ограничение.
Что показывает статус занятости?
У сотрудника есть статус занятости — активен, в отпуске, уволен. Это помогает не назначать заявки тем, кто сейчас недоступен, и поддерживать справочник в актуальном состоянии.