Реестр домов, жителей и сотрудников — все данные управляющей компании в одной системе
Всё, что делает компания и с чем взаимодействует, относится к дому: заявки, уведомления, сотрудники и карточки жителей. Достаточно завести дома — и процессы в системе заработают автоматически: дома подключатся к сайту компании, жители добавятся из первых заявок, а сотрудники смогут получать заявки в своём чат-боте. Данные по жителям не нужно заполнять заранее — база наполняется в процессе работы.
Справочник домов под управлением
Со справочника домов начинается работа в системе. В карточке дома — выбор адреса и отметка на карте, фотография, этажность, количество помещений и жителей, год постройки. К заведённому дому затем привязываются заявки и уведомления, а в разрезе домов ведётся вся статистика работы компании по обращениям жителей: сколько заявок поступило и выполнено, какая доля закрыта в срок, где есть просрочки.
- Вся статистика по обращениям жителей — в разрезе каждого дома
- Справочник домов и раздел на сайте входят в бесплатный тариф
- Заявки и уведомления привязываются к конкретному дому
Раздел «Наши объекты» для жителей
Дома из справочника автоматически выводятся на сайте компании. В разделе «Наши объекты» жителям доступен весь жилой фонд компании: полная информация по каждому дому — фотографии и характеристики — и расположение объектов на карте.
- Изменения жилого фонда в системе автоматически отображаются на сайте
- Жилой фонд даёт представление о компании и масштабе её работы
- Информация по всем домам компании — на публичном сайте
Персонализация сайта под жителя
Житель выбирает свой дом из списка на сайте, и сайт подстраивается под его адрес: на главном экране появляется фотография его дома, а уведомления и заявки показываются только по нему. Житель видит информацию по своему дому, а не общую ленту по всем домам компании.
- На главном экране сайта — фотография и адрес дома жителя
- Уведомления и заявки с фильтрацией по выбранному дому
- Житель не отвлекается на уведомления и заявки соседних домов
Реестр жителей из заявок
Жителей не нужно вносить заранее. Записи появляются и дополняются из первых же заявок: имя, телефон, дом, подъезд, этаж и квартира. Компания начинает работать в день регистрации с пустой базой, а реестр наполняется по ходу. Если список жителей уже есть, его можно загрузить сразу.
- По номеру телефона подтягиваются ФИО, адрес и история заявок жителя
- Оператору не нужно переспрашивать адрес и квартиру
- Собственники и арендаторы — в одном реестре
Сотрудники компании
В справочник заносятся все сотрудники компании. Сотрудники не привязаны к домам — любого можно назначить на заявку любого дома, если коллега в отпуске или участок временно передан другому. Работу сотрудник ведёт в своём чат-боте, поэтому рабочие места и учётные записи не нужны, а обучение работе в системе не требуется.
- Должности настраиваются в справочнике под компанию
- Видно, сколько активных заявок у каждого сотрудника
- Статусы «активен» и «в отпуске» подсказывают, кого назначить на заявку
Документы компании на сайте
Лицензия и сертификаты, устав, договоры обслуживания, годовые и финансовые отчёты, тарифы, протоколы общих собраний — компания публикует документы из системы, и они сразу доступны на сайте. Рубрики настраиваются под компанию, у каждого документа есть дата. Жители легко находят нужные документы по компании и обслуживанию дома.
- Документы разложены по рубрикам, которые настраиваются под компанию
- Жителям доступны все основные документы, которые компания обязана публиковать
- Публикация документов входит в бесплатный тариф
Что ещё умеет реестр компании
Весь жилой фонд
В справочник заводятся не только дома на обслуживании, но и те, что в ожидании или строятся, — жилой фонд виден целиком.
Выгрузка данных
Данные принадлежат компании: при необходимости их можно выгрузить, в том числе после окончания платного тарифа.
Без ограничений по объёму
Количество домов, помещений, жителей и сотрудников не ограничено и не влияет на стоимость тарифа.
Как завести реестр компании
Зарегистрируйте компанию
Короткая форма о компании — и вы получаете систему и сайт. Справочник домов и документы доступны сразу, на бесплатном тарифе.
Заведите дома
Адреса с подсказками, характеристики и фотографии. Дома сразу появляются на сайте компании в разделе «Наши объекты».
Работайте — база наполнится сама
Жители добавляются из первых заявок. Если список жителей уже есть, загрузите его.
Начните с домов — остальное добавится в работе
Дома заводятся за один день, жители и помещения приходят из заявок. Посмотрите справочники в демо-системе — и заведите реестр своей компании.
Частые вопросы о реестре домов и жителей
Нужно ли переносить базу жителей перед началом работы?
Нет. Достаточно завести дома. Жители и помещения добавляются автоматически из первых обращений и дополняются по ходу работы, поэтому запуск не откладывается до полного переноса данных. Если готовый список жителей уже есть, его можно загрузить сразу.
Что система знает о жителе, который обращается повторно?
По номеру телефона система находит жителя в реестре и подтягивает его данные: ФИО, адрес, квартиру и историю заявок. Оператору не нужно заново спрашивать адрес, а новое обращение сразу видно рядом с прошлыми. Если номера в базе нет, житель добавляется в реестр из этой заявки.
Можно ли разместить на сайте документы компании?
Да. Лицензия, устав, договоры, годовые и финансовые отчёты, тарифы и протоколы собраний публикуются из системы по рубрикам и сразу доступны жителям на сайте. Это входит в бесплатный тариф. Обязанность размещать сведения в ГИС ЖКХ сайт при этом не заменяет.
Можно ли вести реестр собственников в системе?
В системе ведётся рабочий реестр жителей для работы с обращениями: имя, телефон, адрес, квартира и тип — собственник или арендатор. Юридически значимый реестр собственников для общего собрания с документами о праве собственности система не формирует — это отдельная обязанность компании.
Сколько домов и жителей можно завести?
Количество домов, помещений, жителей и сотрудников не ограничено, а стоимость тарифа от них не зависит.
Что входит в бесплатный тариф?
Весь реестр — дома и их вывод на сайте, помещения, реестр жителей и сотрудники — а также публикация документов входят в бесплатный тариф «Быстрый старт» бессрочно. В тариф «Цифровая диспетчерская» входит только работа с заявками и уведомлениями.
Безопасно ли хранить данные жителей?
Данные хранятся на серверах в России в соответствии с требованиями 152-ФЗ «О персональных данных» и доступны только вашей компании. Если платный тариф закончится, данные не удаляются: заявки и уведомления переходят в режим просмотра, информацию можно выгрузить.
Подробная инструкция по работе в системе: Дома в управлении и жилой фонд в CRM-системе , Карточка жителя и история обращений в CRM-системе .
Другие модули ДомСервисПро
Как работают тарифы
Быстрый старт
В тариф «Быстрый старт» входит сайт и управление им из системы: оформление, новости, документы, «О компании», подключение собственного домена, а также справочники домов, жителей и сотрудников. Активируется сразу после регистрации и работает бессрочно.
Цифровая диспетчерская
В тариф «Цифровая диспетчерская» входят модули для связи с жителями: приём и работа по заявкам в CRM-системе, уведомления и чат-бот. Подключается к системе при необходимости, чтобы выстроить работу с жителями онлайн.
Когда платный тариф заканчивается, бесплатный включается автоматически: сайт остаётся на месте и продолжает работать, а блоки заявок и уведомлений скрываются с сайта. В системе разделы заявок и уведомлений переходят в режим просмотра: данные не удаляются, их видно и можно выгрузить, но добавлять и редактировать записи нельзя. Остальные разделы системы работают как раньше. Вернуться на платный тариф можно в любой момент, и работа продолжится без потерь. Подробно о тарифах.