Отправка уведомлений жителям в CRM-системе
Сообщения компании жителям о предстоящих и происходящих событиях в доме — на сайте и в домовых чатах MAX.
Раздел существует, чтобы компания могла сообщить дому быстро. Объявление на подъездной двери адресовать можно, но его надо напечатать, привезти и повесить, а прочитают его те, кто пройдет мимо и остановится. Публикация выводит уведомление на сайт, а кнопка «Разослать в MAX» отправляет его в домовые чаты нужных домов — сразу всем жителям, которые в них состоят.
Скорость здесь важнее охвата. Плановые работы можно анонсировать заранее, но настоящая ценность видна в аварии: пока бригада едет, дом уже знает, что произошло и когда починят, — и не обрывает телефон диспетчерской.
В шапке раздела виден статус ленты: сколько уведомлений опубликовано, сколько в черновиках и сколько завершено. Рядом — переключатель «Чат-бот MAX на сайте» (показывать ли жителям ссылку на чат-бот) и кнопка «Связать чаты», где каждому дому сопоставляется домовой чат MAX.
Посмотреть демо-стенд системы: раздел «Уведомления»
Создание и публикация
Уведомление состоит из названия и описания, типа из справочника — отключение, техобслуживание, уборка, собрание, — даты и времени начала и завершения и списка домов-адресатов. Адресовать можно всем домам сразу или выбрать нужные.
Статус позволяет подготовить сообщение заранее: черновик лежит, пока не понадобится, публикация выводит его жителям, завершение убирает из актуальных. Опубликованное уведомление появляется в блоке на сайте компании; в домовые чаты MAX его отправляют отдельным действием — публикация и рассылка управляются независимо.
- тип события из настраиваемого справочника;
- интервал с датой и временем начала и завершения;
- адресация по конкретным домам или по всем сразу;
- статусы: черновик, опубликовано, завершено;
- выгрузка списка кнопкой «Экспорт данных».
Практический эффект: сообщение получают только те, кого оно касается. Жители не отписываются от потока чужих новостей, а значит, важное доходит.
Что сообщать
Плановое — отключения воды и электричества, опрессовка, ремонт лифта, работы во дворе, общее собрание. Такие события известны заранее, и анонс за сутки-двое снимает основную часть вопросов.
Внеплановое — авария, которая уже произошла. Здесь уведомление работает как первое слово компании: что случилось, что делаем, когда рассчитываем закончить. Жалобы возникают почти всегда не из-за самой аварии, а из-за молчания вокруг нее.
Хорошее сообщение отвечает на вопросы сразу: что происходит, с какого и по какое время и кого это касается. Чем конкретнее интервал, тем меньше уточняющих звонков.
Практический эффект: предупрежденный дом не звонит. Один анонс снимает десятки однотипных обращений в диспетчерскую.
Кому и куда приходит
Уведомление доставляется в двух местах. На сайте компании оно попадает в блок уведомлений, где житель может смотреть все дома или отфильтровать по своему адресу. В домовой чат MAX оно уходит по кнопке «Разослать в MAX» — в чаты только тех домов, которым адресовано. Личных сообщений жителям это уведомление не создаёт: подписываться на чат-бота ради него не нужно.
Чтобы рассылка сработала, чат-бот должен быть добавлен в домовой чат администратором чата, а чат — связан с домом в окне «Связать чаты». Если для дома чат не связан, уведомление по этому дому в MAX не уйдёт — карточка уведомления покажет это. Тех, кого в домовом чате нет, охватывают сайт и привычные объявления в подъезде — уведомления их не отменяют.
Автоматические сообщения о ходе работ по конкретной заявке — это другая механика: они уходят сами при смене статуса и описаны в разделе «Заявки». Здесь речь только о том, что компания сообщает дому по своей инициативе.
Частые вопросы
Доходят ли уведомления до всех жителей?
Уведомления публикуются адресно по домам: на сайте управляющей компании и в домовых чатах MAX тех домов, которым они адресованы. За счет этого информация доходит до получателя, а не теряется на доске объявлений.
Охват в домовом чате зависит от того, сколько жителей в нём состоит: чем больше — тем шире доставка. Тех, кого в чате нет, по-прежнему охватывают сайт и привычные бумажные объявления.
Когда житель получает уведомление по заявке?
Уведомления приходят при ключевых событиях по заявке: когда ее приняли в работу, когда отметили выполненной и когда закрыли. Так житель всегда в курсе, что происходит с обращением, и ему не нужно звонить и уточнять статус.
Как предупредить жителей об отключении?
Создайте уведомление по дому об отключении воды или света либо о плановых работах — жители получат его заранее.
Большинство жалоб на отключения возникает не из-за самого отключения, а из-за того, что о нем не предупредили. Заблаговременное оповещение снимает основную часть негатива.
Чем уведомление лучше объявления в подъезде?
Бумажное объявление видят не все и не сразу: люди проходят мимо доски, не вчитываясь. Уведомление доставляется адресно конкретным жителям и не теряется, поэтому важная информация доходит вовремя и до большего числа людей.
Снижают ли уведомления количество звонков?
Да. Когда житель сам получает информацию о статусе заявки и о событиях по дому, у него отпадает повод звонить и уточнять. Автоматические уведомления по заявкам напрямую разгружают диспетчерскую и делают сервис спокойнее.